Kontact kann mehrere E-Mail-Konten verwalten, z. B. Ihre private und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Wenn Sie eine E-Mail erstellen, wählen Sie unter View (Ansicht)+Identity (Identität) eine der zuvor definierten Identitäten aus. Wenn Sie ein neues Profil erstellen möchten, wählen Sie Settings (Einstellungen)+Configure KMail (KMail einrichten) und anschließend Identities (Identitäten)+Add (Hinzufügen). Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie die neue Identität benennen können, z. B. „Privat“ oder „Büro“. Klicken Sie auf OK. Es wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem zusätzliche Informationen eingegeben werden. Es ist auch möglich, einem Ordner einer Identität zuzuweisen, sodass automatisch die zugewiesene Identität ausgewählt wird, wenn Sie eine Nachricht aus diesem Ordner beantworten.

Geben Sie auf der Registerkarte General (Allgemein) Ihren Namen, Ihre Organisation und Ihre E-Mail-Adresse ein. Wählen Sie unter Cryptography (Verschlüsselung) die Schlüssel aus, mit denen Sie Nachrichten signieren oder versenden möchten. Um die Verschlüsselungsfunktion verwenden zu können, müssen Sie zunächst mit KGpg einen Schlüssel erstellen, wie in Kapitel 13, Verschlüsselung mit KGpg (↑Anwendungen) beschrieben.

Unter Advanced (Erweitert) können Sie die Standardadressen für Antworten und Blindkopien eingeben, ein Wörterbuch auswählen, Ordner für Entwürfe und versendete Nachrichten festlegen sowie angeben, wie Nachrichten gesendet werden sollen. Unter Signature (Signatur) können Sie entscheiden, ob Ihre Nachrichten am Ende mit einem zusätzlichen Textblock versehen werden sollen. Sie können unter alle E-Mails Ihre Kontaktdaten setzen. Wählen Sie zum Aktivieren dieser Option Enable Signature (Signatur aktivieren) und entscheiden Sie, ob Sie die Signatur aus einer Datei, einem Eingabefeld oder der Aufgabe eines Befehls beziehen möchten. Unter Picture (Bild) können Sie den Pfad eines kleinen monochromen Symbols (48 x 48 Pixel) eingeben, das in Ihren E-Mail-Nachrichten angezeigt wird, sofern diese Funktion von der Software des Empfängers unterstützt wird. Wenn Sie alle Einstellungen für Ihre Identität vorgenommen haben, bestätigen Sie mit OK.

Die Einstellungen unter Accounts (Konten) legen fest, auf welche Weise Kontact E-Mails empfängt oder versendet. Es gibt zwei Registerkarten, jeweils eine für die Optionen zum Senden und zum Empfangen von E-Mails. Viele dieser Einstellungen hängen vom System und Netzwerk ab, in dem sich Ihr Mailserver befindet. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Einstellungen oder Elemente Sie auswählen sollten, wenden Sie sich an Ihren ISP oder Systemadministrator.

Klicken Sie zum Erstellen von Ausgangs-Mailboxen auf der Registerkarte Sending (Senden) auf Add (Hinzufügen). Wählen Sie zwischen den Versandarten SMTP und Sendmail. In den meisten Fällen ist SMTP die richtige Auswahl. Nach der Auswahl wird ein Fenster geöffnet, in dem die SMTP-Serverdaten spezifiziert werden müssen. Geben Sie einen Namen und die Ihnen von Ihrem Internet-Dienstanbieter zur Verfügung gestellte Serveradresse an. Wenn der Server Sie zur Authentifizierung auffordert, aktivieren Sie Server requires authentication (Server erfordert Authentifizierung). Auf der Registerkarte Security (Sicherheit) legen Sie Sicherheitseinstellungen fest. Geben Sie hier Ihre bevorzugte Verschlüsselungsmethode an.

Auf der Registerkarte Receiving (Empfangen) nehmen Sie Einstellungen für eingehende E-Mails vor. Mit Add (Hinzufügen) erstellen Sie ein neues Konto. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Empfangsmethoden für E-Mails, z. B. lokal (gespeichert im Mbox- oder Maildir-Format), POP3 oder IMAP. Legen Sie die passenden Einstellungen für Ihren Server fest.

Wählen Sie für den Import von E-Mails aus anderen E-Mail-Programmen in der Nachrichten-Ansicht in Kontact Tools (Werkzeuge)+Import Messages (Nachrichten importieren). Derzeit besitzt KMail Importfilter u. a. für Outlook Express, das mbox-Format, E-Mail-Textformate, Pegasus Mail, Opera und Evolution. Das Import-Dienstprogramm kann auch separat mit dem Befehl kmailcvt aufgerufen werden.

Wählen Sie die entsprechende Anwendung aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Continue (Weiter). Je nach gewähltem Typ muss eine Datei oder ein Ordner angegeben werden. Daraufhin schließt Kontact den Vorgang ab.

Wählen Sie zum Verfassen neuer Nachrichten Message (Nachricht)+New Message (Neue Nachricht) oder klicken Sie das entsprechende Symbol auf der Symbolleiste an. Wenn Sie von verschiedenen E-Mail-Konten aus Nachrichten versenden möchten, wählen Sie eine der Identitäten aus, wie in Abschnitt 3.2.1, „Konfigurieren von Identitäten und Konten“ (↑Anwendungen) beschrieben. Geben Sie im Feld To (An) eine E-Mail-Adresse oder den Teil eines Namens bzw. einer Adresse aus Ihrem Adressbuch ein. Wenn Kontact im Adressbuch eine Übereinstimmung mit dem von Ihnen eingegebenen Text findet, wird eine Auswahlliste geöffnet. Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt oder vervollständigen Sie Ihre Eingabe, wenn es keine Übereinstimmungen gibt. Wenn Sie direkt einen Eintrag aus dem Adressbuch wählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „...“ neben dem Adressfeld.

Wenn Sie Ihrer Nachricht Dateien hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Büroklammersymbol und wählen Sie die betreffende Datei aus. Sie können wahlweise eine Datei vom Desktop oder aus einem anderen Ordner in das Fenster New Message (Neue Nachricht) ziehen oder eine der Optionen im Menü Attach (Anhängen) auswählen. In der Regel wird das Dateiformat richtig erkannt. Wenn das Format nicht erkannt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol. Klicken Sie in dem sich öffnenden Menü auf Properties (Eigenschaften). Geben Sie im nächsten Dialogfeld das Format und den Dateinamen an und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Legen Sie zusätzlich fest, ob die angehängte Datei signiert oder verschlüsselt werden soll.

Wenn Sie Ihre Nachricht verfasst haben, können Sie sie durch Auswahl von Message (Nachricht)+Send (Senden) sofort senden oder sie mit Message (Nachricht)+Queue (Warteschlange) in den Postausgang verschieben. Im Ordner Sent-mail (Gesendet) wird eine Kopie der Nachricht abgelegt, sobald sie erfolgreich gesendet wurde. Nachrichten im Ordner Outbox (Postausgang) können bearbeitet oder gelöscht werden.

Generieren Sie zum Verschlüsseln Ihrer E-Mails zunächst einen Schlüssel, wie in Kapitel 13, Verschlüsselung mit KGpg (↑Anwendungen) beschrieben. Wählen Sie zum Konfigurieren der Details des Verschlüsselungsvorgangs Settings (Einstellungen)+Configure KMail (KMail einrichten)+Identities (Identitäten), um die Identität festzulegen, unter der verschlüsselte und signierte Nachrichten gesendet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Modify (Bearbeiten). Sobald Sie mit OK bestätigen, wird der Schlüssel im entsprechenden Feld angezeigt. Schließen Sie das Konfigurationsdialogfeld mit OK.

Nachrichtenordner dienen der Organisation Ihrer Nachrichten. Standardmäßig befinden sie sich im Verzeichnis ~/.kde/share/apps/kmail/mail. Beim ersten Start von KMail erstellt das Programm verschiedene Ordner. Die vom Server neu abgerufenen Nachrichten werden zunächst im Ordner Inbox (Posteingang) abgelegt. Im Ordner Outbox (Postausgang) werden die zu sendenden Nachrichten temporär gespeichert. Sent-mail (Gesendet) enthält Kopien der gesendeten Nachrichten. Unter Trash (Papierkorb) befinden sich alle E-Mails, die mit Entf oder Edit (Bearbeiten)+Delete (Löschen) gelöscht wurden. In Drafts (Entwürfe) werden noch nicht fertig gestellte Nachrichten gespeichert. Wenn Sie IMAP verwenden, sind die IMAP-Ordner unterhalb der lokalen Ordnern aufgelistet. Jeder eingehende Mailserver, beispielsweise „lokal“ oder „IMAP“, hat in der Dateiliste seine eigenen Ordner.

Wenn Sie zur Organisation Ihrer Nachrichten zusätzliche Ordner benötigen, können Sie unter Folder (Ordner)+New Folder (Neuer Ordner) neue Ordner anlegen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nach dem Namen und dem Format des neuen Ordners gefragt werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, um ein Kontextmenü mit verschiedenen Ordneroptionen aufzurufen. Klicken Sie auf Expire (Ablauf), um ein Ablaufdatum für gelesene und ungelesene Nachrichten festzulegen, und um anzugeben, was nach dem Ablauf mit den Nachrichten geschehen soll und ob abgelaufene Nachrichten gelöscht oder in einen Ordner verschoben werden sollen. Wenn Sie zum Speichern von Nachrichten einer Mailingliste einen Ordner verwenden möchten, nehmen Sie unter Folder (Ordner)+Mailing List Management (Verwaltung von Mailinglisten) die erforderlichen Einstellungen vor.

Wenn Sie Nachrichten zwischen zwei Ordnern verschieben möchten, markieren Sie die Nachrichten im oberen Fenster und ziehen Sie sie in den gewünschten Ordner im linken Fenster. Sie können Nachrichten auch markieren und mit der Taste M oder dem Menüeintrag Message (Nachricht)+Move to (Verschieben in) verschieben. Wählen Sie in der sich öffnenden Ordnerliste den Ordner aus, in den Sie Ihre Nachrichten verschieben möchten.

Filter dienen der automatischen Bearbeitung eingehender E-Mails. Anhand bestimmter Aspekte der E-Mails, z. B. Absender oder Größe, werden die E-Mails in festgelegte Ordner verschoben, unerwünschte E-Mails gelöscht, zurück an den Absender geschickt oder eine Reihe anderer Aktionen durchgeführt.