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2 So erstellen Sie einfache Datenquellen

Bei Bedarf können Sie verschiedene Office-Module benutzen, um einfache Datenquellen in Form von Tabellen zu erstellen. Denkbar ist es beispielsweise, einfache, durch Tabulatorzeichen getrennte Listen im Writer zu erstellen und diese dann als Textdatei zu speichern. Einfacher geht das Erstellen von Datenquellen aber in Calc, da dieses Modul automatisch eine Tabellenstruktur mit Spalten und Zeilen bereitstellt.

1. Legen Sie eine Tabelle mit den gewünschten Spalten in einem Arbeitsblatt an und geben Sie die benötigten Daten in dieser Tabelle ein (Abb. 2.37).

2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Speichern unter. Im Dialogfeld Speichern unter wählen Sie den Dateityp zum Export ( Text, CSV, Tabelle, dBase) und geben den Speicherort sowie den Dateinamen vor.

3. Erscheint nach Anwahl der Schaltfläche Speichern ein Zusatzdialog, wählen Sie die Speicheroptionen und schließen das Dialogfeld.

Beim Export in Textdateien oder in das dBase-Format müssen Sie beispielsweise den zu verwendenden Zeichensatz beim Speichern wählen. Unter Windows wird meist der Zeichensatz "`Westeuropa (Windows-1252/WinLatin1)"' verwendet. Macintosh
und Linux verwenden andere Zeichensätze. Falls Sie solche Dateien zwischen verschiedenen Plattformen übertragen, achten Sie darauf, beim Export den richtigen Zeichensatz einzustellen, da andernfalls Umlaute falsch wiedergegeben werden. Beim Export in Text- und CSV-Dateien müssen Sie zudem die Zeichen für die Feld- und Texttrenner vorgeben (z.B. Tabulatorzeichen oder Blanks, Semikola, Kommas etc.).

Calc exportiert immer nur ein Tabellenblatt in eine dBase-Datei (dBase III-Format). Um mehrere Tabellenblätter zu exportieren, wählen Sie die betreffenden Registerreiter des Calc-Dokuments nacheinander an und führen jeweils die obigen Schritte zum Export aus. Für jedes Tabellenblatt wird eine eigene dBase-Datei im Zielordner angelegt. Binden Sie den Zielordner als Datenquelle ein, zeigt Office die darin enthaltenen dBase-Dateien später in der Datenquelle als separate Tabellen an.

Hinweis: Text-, CSV- und Calc-Dateien eignen sich eigentlich nur für einfache Listen, die in einem Dokument benötigt werden. Datenquellen auf Basis dieser Dateiformate lassen sich weder in der Struktur anpassen noch können Sie Daten hinzufügen oder löschen. Etwas komfortablere Möglichkeiten (ohne den Aufwand einer Datenbankinstallation) bietet das dBase-Format. Unter Windows können Sie zur Not auch auf Microsoft Access-Datenbanken zugreifen. Die umfangreichsten Möglichkeiten zur Verwaltung von Daten stehen mit SQL-Datenbanken (wie MySQL) zur Verfügung, da deren Funktionen unabhängig von StarOffice/OpenOffice.org sind.