Beim Arbeiten mit Datenbanken und den darin definierten Tabellen tauchen recht schnell die Begriffe Schlüssel oder Index auf. Die Wirkung der Schlüssel oder eines Index lässt sich ebenfalls anhand der Telefonliste erläutern. Damit Sie einen Teilnehmer schneller finden, besitzt die Telefonliste in einem Taschenkalender ein Register mit den Buchstaben des Alphabets. Sie tragen dann die Teilnehmer geordnet nach Anfangsbuchstaben in diese Liste ein. Damit kommt der Teilnehmer "`Bach"' vor dem Teilnehmer "`Meier"'. Zusätzlich lassen sich die Einträge einer Seite (z.B. alle Namen mit dem Buchstaben M) alphabetisch sortieren. Damit wird die reguläre Folge "`Maier, Mayer, Meier"' auf dieser Seite hergestellt.
Bei einer Datenbank werden die Datensätze aber in der Eingabereihenfolge in der jeweiligen Tabelle gespeichert. Ein Schlüssel enthält die Werte einer Tabellenspalte in sortierter Form. Für jeden Wert ist dabei noch vermerkt, welcher Datensatz der Tabelle zu diesem Wert gehört. In Abb. 2.1 wird der Sachverhalt stilisiert dargestellt. Die beiden ersten Spalten stehen für die Indexdaten, während die restlichen Spalten die Tabelle abbilden. Der Index benutzt hier aus Vereinfachungsgründen nur das Feld Name der Datentabelle zum Zugriff. Alle Werte dieses Feldes sind in sortierter Reihenfolge im Index hinterlegt. Jeder Indexeintrag verweist zudem noch über Satznr auf den Datensatz in der eigentlichen Datentabelle. Beim Zugriff per Index auf einen Datensatz der Datenbank sucht das betreffende Programm zuerst den Wert im Index. Der Vorteil: Durch die Sortierung des Index kann das Programm spezielle Suchverfahren (z.B. binäre Suche) nutzen. Wird ein Indexeintrag gefunden, greift das Datenbankprogramm über die im Index hinterlegte Satznummer auf den eigentlichen Datensatz in der Tabelle zu und liefert dessen Daten zurück.
Für den Benutzer ist dieser Vorgang aber transparent, er legt lediglich ein Indexfeld in der Datenbank fest und benutzt dieses bei Zugriffen auf die Tabelle. Letztendlich erhöht ein Index die Schnelligkeit beim Datenzugriff auf die Tabellen.