Wählen Sie für den Import von E-Mails aus einem anderen E-Mail-Programm, z. B. Netscape, den Befehl File (Datei)+Import (Importieren). Wenn es sich um ein mbox-Format handelt, wählen Sie Import a single file (Einzelne Datei importieren). Bei Netscape wählen Sie Import data and settings from older programs (Daten und Einstellungen aus älteren Programmen importieren). Wenn Sie mit Daten aus Programmen arbeiten möchten, die das maildir-Format verwenden, z. B. KMail, konfigurieren Sie ein Konto, das auf das Mailverzeichnis zugreift.

Evolution kann E-Mails von verschiedenen Mail-Konten abrufen. Sie können das Konto, von dem aus Sie eine E-Mail senden möchten, beim Erstellen der Nachricht auswählen. Mail-Konten werden über Edit (Bearbeiten)+Preferences (Einstellungen)+Mail Accounts (Mail-Konten) bearbeitet. Um eine vorhandene Konfiguration zu ändern, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Edit (Bearbeiten). Wenn Sie ein Konto löschen möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Delete (Löschen).

Wenn Sie ein neues Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf Add (Hinzufügen). Daraufhin wird der Konfigurationsassistent geöffnet. Klicken Sie auf Forward (Weiter), um ihn zu verwenden. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in die entsprechenden Felder ein. Geben Sie bei Bedarf optionale Informationen ein. Aktivieren Sie Make this my default account (Dies ist mein Standardkonto), um dieses Konto standardmäßig zum Schreiben von Mails zu verwenden. Klicken Sie auf Forward (Weiter).

Wählen Sie das passende Format für eingehende E-Mails für diese Adresse unter Server Type (Servertyp) aus. POP ist das gängigste Format zum Herunterladen von Mails von einem entfernten Server. IMAP arbeitet mit Mail-Ordnern auf einem speziellen Server. Sie erhalten diese Informationen von Ihrem ISP oder Serveradministrator. Füllen Sie alle anderen relevanten Felder aus, die nach Auswahl des Servertyps angezeigt werden. Klicken Sie anschließend auf Forward (Weiter). Wählen Sie die gewünschten Receiving Options (Empfangsoptionen), sofern verfügbar. Klicken Sie auf Forward (Weiter).

Konfigurieren Sie als Nächstes die Mail-Zustellungsoptionen. Um ausgehende E-Mails an das lokale System zu senden, wählen Sie Sendmail (Senden). Um sie an einen entfernten Server zu senden, wählen Sie SMTP. Die jeweiligen Detailinformationen erhalten Sie von Ihrem ISP oder Serveradministrator. Im Falle von SMTP füllen Sie die Felder aus, die nach der Auswahl angezeigt werden. Klicken Sie anschließend auf Forward (Weiter).

Standardmäßig wird die E-Mail-Adresse als Name des Kontos verwendet. Geben Sie bei Bedarf einen anderen Namen ein. Klicken Sie auf Forward (Weiter). Klicken Sie auf Apply (Anwenden), um die Kontokonfiguration zu speichern.

Wenn ein Konto das Standardkonto zum Senden von E-Mails werden soll, wählen Sie das gewünschte Konto aus und klicken Sie dann auf Default (Standard). Um das Abrufen von E-Mails von einem Konto zu deaktivieren, wählen Sie dieses aus und klicken Sie auf Disable (Deaktivieren). Ein deaktiviertes Konto kann weiterhin zum Senden verwendet werden, wird jedoch nicht auf eingehende E-Mails geprüft. Falls erforderlich, aktivieren Sie das Konto wieder mithilfe des Befehls Enable (Aktivieren).

Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Nachricht auf New (Neu)+Mail Message (Mail-Nachricht). Zum Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht wird derselbe Nachrichteneditor geöffnet. Wählen Sie neben From (Von), von welchem Konto die Nachricht gesendet werden soll. Geben Sie in den Empfängerfeldern eine E-Mail-Adresse oder den Teil eines Namens bzw. einer Adresse aus Ihrem Adressbuch ein. Wenn Evolution im Adressbuch eine Übereinstimmung mit dem von Ihnen eingegebenen Text findet, wird eine Auswahlliste angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt oder vervollständigen Sie Ihre Eingabe, wenn es keine Übereinstimmungen gibt. Um einen Empfänger direkt im Adressbuch auszuwählen, klicken Sie auf To (An) oder CC (Kopie).

Evolution kann E-Mails als normalen Text oder im HTML-Format senden. Um HTML-Mails zu senden, wählen Sie Format in der Symbolleiste. Um Anlagen zu senden, wählen Sie Attach (Anhängen) oder Insert+Attachment (Anlage einfügen).

Zum Senden einer Nachricht klicken Sie auf Send (Senden). Wenn Sie die Nachricht nicht sofort senden möchten, wählen Sie unter File (Datei) eine andere Option aus. Sie können die Nachricht beispielsweise als Entwurf speichern oder später versenden.

Evolution unterstützt die E-Mail-Verschlüsselung mit PGP. Es kann E-Mails signieren und signierte E-Mail-Nachrichten überprüfen. Um diese Funktionen zu verwenden, generieren und verwalten Sie Schlüssel mithilfe einer externen Anwendung, z. B. gpg oder KGpg.

Um eine E-Mail-Nachricht vor dem Versenden zu signieren, wählen Sie Security (Sicherheit)+PGP sign (PGP-Signierung). Wenn Sie auf Send (Senden) klicken, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie nach dem Passwortsatz Ihres geheimen Schlüssels gefragt werden. Geben Sie den Passwortsatz ein und schließen Sie das Dialogfeld mit OK, um die signierte E-Mail zu versenden. Um andere E-Mail-Nachrichten im Verlauf einer Sitzung zu signieren, ohne wiederholt den geheimen Schlüssel „entsperren“ zu müssen, aktivieren Sie die Option Remember this password for the remainder of this session (Dieses Passwort für die Dauer dieser Sitzung speichern).

Wenn Sie signierte E-Mail-Nachrichten von anderen Benutzern erhalten, wird ein kleines Vorhängeschloss als Symbol am Ende der Nachricht angezeigt. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, startet Evolution ein externes Programm (gpg), um die Signatur zu prüfen. Ist die Signatur gültig, wird ein grünes Häkchen neben dem Vorhängeschlosssymbol angezeigt. Ist die Signatur ungültig, erscheint ein aufgebro­chenes Schloss.

Die Verschlüsselung und Entschlüsselung von E-Mails ist ebenso einfach. Wechseln Sie nach dem Verfassen der E-Mail-Nachricht zu Security (Sicherheit)+PGP encrypt (PGP-Verschlüsselung) und senden Sie die E-Mail-Nachricht. Wenn Sie verschlüsselte Nachrichten empfangen, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie nach dem Passwort für Ihren geheimen Schlüssel gefragt werden. Geben Sie das Passwort ein um die E-Mail-Nachricht zu entschlüsseln.

Es erleichtert den Überblick, E-Mail-Nachrichten in verschiedenen Ordnern abzulegen. Der Ordnerbaum wird im linken Teilfenster angezeigt. Wenn Sie über IMAP auf Ihre Mails zugreifen, werden auch die IMAP-Ordner in dieser Ordnerleiste angezeigt. Bei POP und den meisten anderen Formaten werden Ihre Ordner lokal gespeichert und unter On This Computer (Auf diesem Computer) sortiert.

Standardmäßig sind mehrere Ordner bereits vorgegeben. Inbox (Posteingang) ist der Ordner, in dem neue Nachrichten, die von einem Server abgerufen wurden, anfänglich abgelegt werden. Sent (Gesendet) heißt der Ordner, in dem Kopien der gesendeten E-Mail-Nachrichten gespeichert werden. Im Ordner Outbox (Postausgang) werden noch nicht gesendete Nachrichten vorübergehend gespeichert. Dieser Ordner ist nützlich, wenn Sie offline arbeiten oder der ausgehende Mail-Server vorübergehend nicht erreichbar ist. Drafts (Entwürfe) wird zum Speichern noch nicht fertig gestellter E-Mail-Nachrichten verwendet. Der Ordner Trash (Papierkorb) dient der vorübergehenden Speicherung von gelöschten Elementen. Junk wird von der Junkmail-Filterfunktion von Evolution verwendet.

Neue Ordner können Sie unter On This Computer (Auf diesem Computer) oder als Unterordner von bereits vorhandenen Ordnern erstellen. Erstellen Sie je nach Bedarf mehr oder weniger komplexe Ordnerhierarchien. Wählen Sie zum Erstellen eines neuen Ordners File (Datei)+New (Neu)+Mail Folder (Mail-Ordner). Geben Sie im Dialogfeld Mail Folder (Mail-Ordner) einen Namen für den neuen Ordner ein. Verwenden Sie die Maus, um den übergeordneten Ordner festzulegen, in dem der neue Ordner abgelegt werden soll. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

Um eine Nachricht in einen Ordner zu verschieben, wählen Sie die entsprechende Nachricht aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Klicken Sie auf Move to Folder (In Ordner verschieben) und wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld den Zielordner aus. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht zu verschieben. Der Titel der Nachricht im ursprünglichen Ordner wird durchgestrichen angezeigt. Dies weist darauf hin, dass die Nachricht in diesem Ordner zum Löschen markiert ist. Die Nachricht wird im neuen Ordner gespeichert. Auf ähnliche Weise wie oben beschrieben können Nachrichten auch kopiert werden.

Das manuelle Verschieben von mehreren Nachrichten in verschiedene Ordner kann zeitaufwändig sein. Zur Automatisierung dieses Verfahrens können Filter verwendet werden.

Evolution bietet verschiedene Optionen zum Filtern von E-Mails. Filter können zum Verschieben von Nachrichten in bestimmte Ordner oder zum Löschen von Nachrichten verwendet werden. Ferner können Nachrichten mithilfe eines Filters direkt in den Papierkorb verschoben werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen neuen Filter zu erstellen: ganz neu oder auf der Basis einer zu filternden Nachricht. Letzteres ist für das Filtern von Nachrichten hilfreich, die an eine Mailing-Liste gehen.