Workshop 1 - ODBC VorKon

Inhalt

1. Workshop 1 - ODBC VorKon
   1. Datenbankfunktionen nutzen
      1. Erste Schritte mit der Beispieldatenbank
      2. Arbeiten mit Datenblättern
      3. Sortieren und Suchen
      4. Arbeiten mit den Filterfunktionen
      5. Arbeiten mit Ansichten und Abfragen
      6. Abfragen über mehrere Tabellen
      7. Kurzeinführung in SQL

Datenbankfunktionen nutzen

In den folgenden Abschnitten geht es um die Nutzung der Datenbankfunktionen. Sie lernen den Datenquellen-Explorer sowie die "`Datenblattansicht"' (nachfolgend auch kurz als "`Datenansicht"' bezeichnet) kennen und erfahren, wie sich Tabellen pflegen oder Abfragen erstellen lassen:

Erste Schritte mit der Beispieldatenbank

Bevor man mit OpenOffice.org eine Datenbank nutzen kann, muß diese, wie in der Dokumentation beschrieben, eingerichtet werden. Die folgenden Abschnitte zeigen noch einmal, wie Sie den Datenquellen-Explorer nutzen, um aus beliebigen Office-Anwendungen auf Tabellen oder Abfragen zuzugreifen. Zudem wird gezeigt, wie Sie Daten ansehen, aktualisieren, sortieren und suchen:

• 1 Abrufen der Datenquellenansicht
• 2 Datenbank in Office wechseln oder laden
• 3 Die Liste der verwendeten Datenbanken bereinigen
• 4 Navigation im Datenquellen-Explorer

Arbeiten mit Datenblättern

Über das Datenquellenfenster sowie über das Base-Fenster können Sie auf die Tabellen einer Datenbank bzw. Datenquelle zugreifen. Dier nachfolgenden Abschnitte zeigen, wie Sie in der Datenansicht auf die Daten einer Tabelle zugreifen und diese ändern können:

• 1 So arbeiten Sie mit den Daten einer Tabelle
  • 1 Format der Datenansicht anpassen
• 2 Daten in Tabellen einfügen, ändern und löschen

Sortieren und Suchen

Office erlaubt es, die Datensätze der Datenansicht nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, und unterstützt auch das Suchen in Tabellen, Abfragen und Formularen. Nachfolgend lernen Sie die betreffenden Funktionen kennen:

• 1 Sortieren einzelner Datenblattspalten
• 2 Sortieren mehrerer Datenblattspalten
• 3 Suchen in Datensätzen
  • 1 Details zur Eingabe der Suchkriterien
  • 2 Suchen in Formularen

Arbeiten mit den Filterfunktionen

Über Filterfunktionen  können Sie die Inhalte von Tabellen, Abfragen und Formularen nach verschiedenen Kriterien aufbereiten. Die nachfolgenden Abschnitte gehen auf die Fragen im Umgang mit den Office-Filterfunktionen für Datenquellen ein:

• 1 Einfach in der Anwendung - der Autofilter
• 2 Arbeiten mit dem Standardfilter für Tabellen
• 3 Suchen mit einem Formularfilter

Arbeiten mit Ansichten und Abfragen

Die Anzeige der Daten in Form der oben gezeigten Tabellen ist auf Dauer sehr mühselig. Häufig interessiert man sich lediglich für bestimmte Informationen aus der Datenbank. Gerade bei umfangreichen Datenbanken ist es kaum noch möglich, durch Blättern in den Tabellen bestimmte Informationen herauszufinden. Selbst bei einer Fokussierung auf eine einzelne Tabelle wird die Auswertung der Daten recht mühsam. Andererseits speichert man die Daten in einem Computer mit dem Ziel, diese auf einfache Art später wieder abzurufen. Forderungen wie die folgenden kommen in der Praxis häufig vor:

• zeige nur bestimmte Felder einer Tabelle an
• zeige alle Datensätze in einer Adresstabelle mit der Postleitzahl 75399 an
• zeige die Kundennamen an, bei denen der Umsatz weniger als 5.000Euro beträgt
• suche die Namen aller Firmen, die von Herrn Müller betreut werden

Zur Auswertung von Tabellen eignen sich Abfragen. Eine Abfrage liest die Daten aus einer Tabelle nach bestimmten Kriterien und listet sie in einer Datenansicht auf. Base unterstützt das Gestalten von Abfragen durch einen Assistenten, erlaubt aber auch die Verwendung eines Designers oder die Nutzung von SQL-Befehlen zum Erstellen von Abfragen. Zudem können Sie in Base Ansichten zur Anzeiger einzelner Felder von Tabellen erstellen. Die folgenden Abschnitte gehen auf die Fragen rund um das Erstellen von Ansichten und Abfragen ein:

• 1 Definieren einer Ansicht auf Tabellen
• 2 Abfrage für eine Tabellen per Assistent erstellen
• 3 Erstellen einer Abfrage in der Entwurfsansicht
  • 1 Auswahl der Ausgabefelder für die Abfrage
• 4 Speichern der Abfrage
• 5 Auswahlkriterien für die Abfrage definieren
• 6 Umgang mit Parameterabfragen
• 7 Berechnungen in Abfragen
• 8 Funktionen in Abfragen nutzen
• 9 Tabellen, Ansichten und Abfragen verwalten

Abfragen über mehrere Tabellen

Interessant wird das Thema Abfragen, wenn mehrere Tabellen einbezogen werden. Dies ist aber nur bei Datenbanken (HSQL, MySQL etc.) möglich. Dann lassen sich Datensätze über mehrere Tabellen selektieren und als Datenansicht in der Ergebnistabelle darstellen. Die nachfolgenden Abschnitte stellen Ihnen die Funktionen in Office bezüglich der Gestaltung von Abfragen über mehrere Tabellen vor:

• 1 Grundwissen zu Beziehungen zwischen den Tabellen
  • 1 1:n-Beziehungen
  • 2 1:1-Beziehungen
  • 3 m:n-Beziehungen
• 2 Beziehung in der Entwurfsansicht einer Abfrage einrichten
  • 1 Anmerkungen zur referenziellen Integrität
• 3 Abfragebeispiel über mehrere Tabellen
• 4 Abfrageergebnisse gruppieren und summieren
• 5 So schalten Sie im Abfrageentwurf zur SQL-Ansicht

Kurzeinführung in SQL

Datenbanken unterstützen meist SQL ("`Sequential Query Language"') zum Tabellenentwurf, zum Einfügen oder Löschen von Datensätzen oder zum Erstellen von Abfragen. Office erstellt für Abfragen ebenfalls SQL-Befehlssequenzen und schickt diese an die unterlagerte Datenbank. Sie können daher die betreffenden SQL-Befehle direkt in Office eingeben, um Tabellen einer Datenbank zu manipulieren oder um Abfragen zu gestalten.

• 1 SQL beim Tabellenentwurf
  • 1 Tabelle mit SQL-Befehlen anlegen und entfernen
  • 2 Felder hinzufügen und entfernen
• 2 SQL zur Manipulation der Tabellenwerte
  • 1 Werte in eine Tabelle einfügen
  • 2 Einen Datensatz aktualisieren
  • 3 Einen Datensatz löschen
• 3 Tabelleninhalt in eine zweite Tabelle übernehmen
• 4 Tabellenspalte auf Null setzen
• 5 Abfragen mit SQL gestalten
  • 1 Beispiel einer einfachen SQL-Abfragen über eine Tabelle
  • 2 Erweiterte SQL-Abfragen über eine Tabelle
• 6 SQL-Abfragen über mehrere Tabellen
• 7 Sortieren der Ergebnisdaten in SQL
• 8 Anwendung des DISTINCT-Befehls in der SQL-Abfrage

Nachdem Sie in diesem ersten Teil des Workshops den Datenquellen-Explorer sowie die "`Datenblattansicht"' (nachfolgend auch kurz als "`Datenansicht"' bezeichnet) kennengelernt haben und erfahren haben, wie sich Tabellen pflegen oder Abfragen erstellen lassen, erklären  wir Ihnen im folgenden zweiten Teil, wie sich die Daten aus einer Datenbank in Office-Dokumente übernehmen, in Formularen anzeigen und in Berichten zusammenfassen lassen

Hier geht es zurück zur Dokumentation

www.vorkon.de